Política de Tratamiento de Datos Personales

Identificación del responsable

• Razón social: BOLSA VIDA S.A.S.
• NIT: 901.192.101-7
• Dirección física: Carrera 69 P # 77-45, de la ciudad de Bogotá D.C.
• Teléfono: 3001439721
• Correo electrónico: bolsavidajt@gmail.com

1. Objetivo

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la empresa, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre responsable y titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales, así como los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

2. Alcance

Esta política de tratamiento y protección de datos personales será aplicada a todas las bases de datos, archivos y plataformas digitales, que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de BOLSA VIDA S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales.

3. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. Principios rectores aplicables en materia de datos personales

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

• a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley de habeas data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
• c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley de habeas data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

5. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley;
• c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
• d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
• f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• g) Seleccionar libremente el canal por el cual prefiera ser contactado por parte del encargado o responsable del tratamiento de datos personales para las actividades de cobranza.
• h) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento sobre el carácter facultativo de las respuestas a preguntas que versen sobre datos sensibles o de menores de edad y la facultad que tiene de negarse a entregar o autorizar el tratamiento de datos sensibles.

6. Autorización del titular de datos personales

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal, BOLSA VIDA S.A.S., recolectará la autorización previa e informada del titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

7. Deberes del titular de la información

El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de ésta. BOLSA VIDA S.A.S., no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.

8. Deberes de Bolsa Vida S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales

BOLSA VIDA S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Adoptar políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Recolección y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad del mismo

BOLSA VIDA S.A.S., podrá recolectar datos personales a través de formatos de vinculación de clientes, formularios de solicitud de servicios, registros en página web, facturas de venta, hojas de vida, contratos, listados de asistencia a eventos, información suministrada mediante chat, y demás canales de comercialización y contacto.

La información referente a los datos personales de los titulares de la información será utilizada para los siguientes propósitos:

1. 1. Administrar la Empresa, respecto de sus clientes, aspirantes, empleados, contratistas, proveedores, accionistas y otros grupos de interés.
2. 2. Prestar adecuadamente los servicios ofrecidos por la Empresa.
3. 3. Contactar y enviar a los titulares a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), entre otras, información relativa a ofertas, promociones, alianzas, estudios, lanzamientos, actividades de marketing, servicio al cliente y demás información acerca de los servicios actuales y futuros de la Empresa, relacionados con el desarrollo de su objeto social.
4. 4. Informar sobre cambios de nuestros servicios.
5. 5. Realizar estudios sobre el cumplimiento de las obligaciones y relaciones comerciales, así como estudios de mercado a todo nivel.
6. 6. Evaluar la calidad de nuestros productos o servicios.
7. 7. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.
8. 8. Realizar trámites de facturación, cobro, soporte técnico, recaudo de los valores facturados, hacer pago a clientes, contratistas, proveedores, empleados, entre otros.
9. 9. Atender requerimientos de autoridades.
10. 10. Ser utilizados como medios de prueba.
11. 11. Las demás finalidades necesarias para la prestación efectiva de los servicios habituales o accidentales que presta la Empresa.

BOLSA VIDA S.A.S., podrá designar Encargados para que realice el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades antes descritas, y en particular para el cumplimiento de obligaciones legales, la administración de la nómina, y para fines contables y comerciales, estos últimos comprenden toda actividad encaminada a presentar ofertas, promociones, productos, anuncios, publicidad, oportunidades, sorteos, campañas, programas de lealtad, fidelización, retención de clientes; y en general información de productos y servicios de la Empresa que puedan ser de interés de los clientes y usuarios.

10. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales

10.1. Tratamiento de datos personales de Colaboradores

BOLSA VIDA S.A.S., recolecta los datos personales de sus colaboradores los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los colaboradores de la empresa serán:

• Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular con la Empresa.
• Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Gestionar las funciones desarrolladas por los colaboradores.
• Contactar a familiares en casos de emergencia.
• Dar gestión y control a la nómina.
• Controlar el horario laboral y las horas extra de los colaboradores, a través del tratamiento de datos personales, incluyendo, si es necesario, datos sensibles como los biométricos.
• Llevar un control de las capacitaciones dadas a los colaboradores.
• Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos, como soporte de las actividades realizadas.
• Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
• Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los Colaboradores.
• Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.

BOLSA VIDA S.A.S., almacena los datos personales de sus colaboradores, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada como historia laboral de cada uno.

A tales carpetas solo tendrá acceso y será tratada por el área de gestión humana, con la finalidad de administrar la relación contractual entre BOLSA VIDA S.A.S. y el colaborador.

BOLSA VIDA S.A.S. trata datos personales sensibles de sus colaboradores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social, parafiscales, en el desarrollo de actividades lúdica, recreativas o cualquier actividad para el bienestar de estos. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos personales sensibles objeto de tratamiento y la finalidad de este.

Terminada la relación laboral, BOLSA VIDA S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en el archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10.2. Tratamiento de datos personales de clientes

BOLSA VIDA S.A.S. recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de BOLSA VIDA S.A.S., serán:

• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.
• Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
• Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.
• Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
• Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y postcontractual.
• Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la Ley 1581 de 2012.
• Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
• Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de satisfacción.
• Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.
• Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.
• Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual, invitarlo a capacitaciones o con el portafolio de servicios.
• Mantener el contacto comercial con la empresa, aun después de la finalización de la relación contractual.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas

BOLSA VIDA S.A.S., recolecta los datos personales de sus proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Proveedores y Contratistas de BOLSA VIDA S.A.S. serán:

• Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
• Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
• Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias.
• Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
• Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
• Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y postcontractual.
• Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

BOLSA VIDA S.A.S., sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

En caso de que sea necesaria la recolección de los datos personales de colaboradores de los proveedores o contratistas por parte de BOLSA VIDA S.A.S., tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los colaboradores; es decir, una vez verificado este requisito, BOLSA VIDA S.A.S. devolverá tal información al proveedor o contratista, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del proveedor y los contratistas con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10.4. Tratamiento de datos personales de Accionistas

BOLSA VIDA S.A.S. recolecta los datos personales de sus accionistas, los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los accionistas serán:

• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionistas.
• Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.
• Convocarlos o invitarlos a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deban asistir por su calidad de accionistas.
• Adquisición de planes y beneficios comerciales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10.5. Tratamiento de datos personales de visitantes en el control de ingreso

BOLSA VIDA S.A.S., recolecta los datos personales de sus visitantes a través de formatos que pueden incluir datos personales sensibles. Dicha información es almacenada en una base de datos la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de BOLSA VIDA S.A.S. serán:

• Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de ingreso y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
• Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
• Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10.6. Tratamiento de datos personales Chat

BOLSA VIDA S.A.S., informa que los datos personales que lleguen a suministrar cualquier persona como titular o apoderado y el contenido de sus conversaciones, serán tratados exclusivamente para dar respuesta a las consultas o inquietudes que puedan tener los usuarios de nuestros productos o servicios.

Los datos solicitados en el Chat y entregados por el titular o apoderado tiene como fundamento el podernos contactar con el usuario y poderle brindar una respuesta personalizada.

BOLSA VIDA S.A.S. garantiza que los datos allí registrados y el contenido de sus conversaciones tienen garantía de seguridad y no serán compartidos con terceros.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la organización en dar respuestas a las consultas realizadas por los potenciales clientes y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10.7. Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia

BOLSA VIDA S.A.S., recolecta datos biométricos de sus colaboradores y visitantes a través de sus cámaras de vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las cámaras de vigilancia de BOLSA VIDA S.A.S., serán:

• Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
• Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
• Las imágenes que son capturadas por las cámaras de BOLSA VIDA S.A.S., serán usadas para salvaguarda nuestros bienes y propender por la seguridad de los titulares.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a BOLSA VIDA S.A.S., como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a quince (15) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10.8. Tratamiento de datos personales de los candidatos o aspirantes de procesos de selección

BOLSA VIDA S.A.S., recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por la empresa y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los procesos de selección adelantados por BOLSA VIDA S.A.S., serán:

• Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
• Envío de comunicaciones programadas por la empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
• Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección.
• Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
• Realizar consultas pertinentes para verificar el estado al momento de su aspiración a la vacante ante las autoridades Colombianas.
• Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias.

Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de un "Banco de hojas de vida", el cual la empresa como responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue.

Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el proceso de selección.

11. Transferencia y transmisión internacional de datos personales

En el evento que la empresa decida realizar la transferencia internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del titular, BOLSA VIDA S.A.S., se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

De otro lado, cuando BOLSA VIDA S.A.S., decida realizar transmisión internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y mediante contrato de transición de datos y gestionando las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

En aras de proteger la información, BOLSA VIDA S.A.S., verificará si la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia.

12. Datos de niños, niñas y adolescentes

BOLSA VIDA S.A.S., no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus Colaboradores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley 1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia.

En todo caso, BOLSA VIDA S.A.S., recolectará cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

13. Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, BOLSA VIDA S.A.S., ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas consideradas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales objeto de tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

BOLSA VIDA S.A.S., no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de BOLSA VIDA S.A.S., y sus encargados. BOLSA VIDA S.A.S., exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas administrativas, técnicas, humanas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

14. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones, y mecanismos para ejercer los derechos de los titulares

El titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: bolsavidajt@gmail.com, o a través de comunicación escrita radicada en la siguiente dirección: Carrera 69 P # 77-45, de la ciudad de Bogotá.

14.1. Consultas

Se podrá consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de BOLSA VIDA S.A.S., y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.2. Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de BOLSA VIDA S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante BOLSA VIDA S.A.S., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

1. 1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita o correo electrónico dirigido a BOLSA VIDA S.A.S., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de correo electrónico y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que BOLSA VIDA S.A.S., reciba un reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al titular.
2. 2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
3. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.3. Contenido mínimo que debe tener la solicitud

Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:

• Estar dirigida a BOLSA VIDA S.A.S.
• Contener la identificación del titular (Nombre y Documento de identificación).
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
• El objeto de la petición.
• Indicar la dirección de notificación del titular, física y/o electrónica (e-mail).
• Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

14.4. Petición de actualización y/o rectificación

BOLSA VIDA S.A.S., rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

BOLSA VIDA S.A.S., en caso de estar legalmente obligada, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

16. Aviso de privacidad

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier formato que es puesto en conocimiento del Titular, antes o en el momento de la recolección de sus datos, y es el medio por el cual le es informado todo lo relativo con las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, las formas para conocerlas y, en general, las finalidades para las cuales sus datos han sido obtenidos y el tratamiento que BOLSA VIDA S.A.S., le dará a los mismos.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• La finalidad de la recolección de los datos y el tipo de tratamiento al que serán sometidos.
• Los derechos que tiene el titular de la información.
• Los mecanismos dispuestos por el responsable de los datos para que el titular conozca la política y los cambios que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente.
• En caso de que la organización o el responsable recolecte datos personales sensibles deberá contar con la autorización expresa del titular.

17. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

El titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el titular tiene derecho a solicitar en todo momento a BOLSA VIDA S.A.S., la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
• Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por BOLSA VIDA S.A.S.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto BOLSA VIDA S.A.S., podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

18. Modificación de las políticas

BOLSA VIDA S.A.S., se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.

19. Vigencia

El presente documento rige a partir del 10 de agosto de 2026.